Ludo Corrijn - 4/03/2025
Vanaf 1 januari 2026 wordt elektronische facturatie verplicht voor alle transacties tussen Belgische btw-plichtige ondernemingen (B2B). Dit betekent dat facturen, wanneer de verplichting geldt, niet langer via e-mail als PDF verzonden mogen worden. Ze moeten in een gestructureerd elektronisch formaat (Peppol XML) worden uitgewisseld.
Wat leer je in dit artikel?
✅ Wat Peppol is en waarom het verplicht wordt.
✅ Hoe je kunt nagaan of jouw bedrijf onder deze verplichting valt.
✅ Welke voordelen e-facturatie biedt voor jouw onderneming.
✅ Welke software compatibel is en waar je op moet letten bij de keuze.
✅ Hoe Odoo en Corlutions je helpen bij een vlotte overstap.
⚠️ Papieren facturen en PDF’s via e-mail zullen vanaf 2026 niet meer toegestaan zijn, wanneer de verplichting geldt.
Wanneer is Peppol verplicht? Doe de 3-checks!
De verplichting geldt voor facturen waarvoor je op alle drie de volgende vragen 'JA' antwoordt:
☑️ Check 1 - De leverancier
- Is de leverancier gevestigd in België en btw-plichtig?
- Inclusief interne documenten of facturen uitgewisseld binnen leden van dezelfde BTW-groep
- Uitzonderingen:
- Leveranciers onder het forfaitair btw-stelsel (bv. landbouwers).
- Failliete bedrijven.
- Ondernemingen die uitsluitend vrijgestelde activiteiten verrichten volgens artikel 44 (bv. banken, verzekeringen, verhuur van onroerend goed).
☑️ Check 2 - De klant
- Is de klant een btw-plichtige onderneming in België, ongeacht de vestigingsplaats?
- OF is de klant een overheidsinstantie? (B2G e-facturatie is al verplicht sinds 1 maart 2024).
- Uitzonderingen:
- Particulieren en bedrijven zonder btw-nummer.
- Ondernemingen die enkel vrijgestelde activiteiten uitvoeren onder artikel 44.
- Douanevertegenwoordigers in België (Belgisch globaal btw-nummer BE0796.5... of BE0796.6...)
☑️ Check 3 - De transactie
- Betreft het goederen geleverd in België (zonder transport in het buitenland)?
- OF betreft het diensten die in België worden gepresteerd?
- Uitzondering: Activiteiten vrijgesteld van btw onder artikel 44 (van belang voor gemengd btw-plichtigen).
Wanneer Peppol verplicht is, geldt een PDF niet meer als officiële factuur!
Hoe werkt e-facturatie via Peppol?
Peppol (Pan-European Public Procurement Online) is een gestandaardiseerd en beveiligd netwerk waarmee bedrijven hun facturen direct, foutloos en automatisch naar de boekhouding van hun klanten kunnen sturen. Je facturatie- of boekhoudsoftware maakt een beveiligde connectie met Peppol om facturen te versturen en te ontvangen.
Wat gebeurt er met PDF-facturen en e-mail?
- PDF’s zijn niet meer rechtsgeldig als factuur. Je kunt wel een PDF als bijlage meesturen met een Peppol-factuur, zodat de ontvanger een visuele versie heeft.
- E-mail wordt overbodig voor facturen, tenzij je bijv. een factuur naar extra contactpersonen wilt sturen. Dit kan het best via je facturatiepakket, niet handmatig.
Welke voordelen biedt e-facturatie?
💰 Lagere kosten
✅ Geen print-, post- of verwerkingskosten meer.
✅ Minder administratieve lasten dankzij automatische verwerking.
⚡ Snellere betalingen & minder fouten
✅ Facturen worden automatisch verwerkt in de boekhouding van klanten.
✅ Geen risico op verkeerd overgenomen bedragen of verloren facturen.
Welke software is conform? 4+1 relevante vragen!
De federale overheid biedt een lijst met conforme software. Hier zijn vier essentiële vragen die je jezelf moet stellen:
1️⃣ Kan de software e-facturen verzenden?
2️⃣ Kan de software e-facturen ontvangen?
3️⃣ Kan de software e-facturen verwerken?
4️⃣ Hanteert de software de ‘Peppol-first’ strategie? Dit betekent dat als een klant Peppol ondersteunt, de factuur automatisch bij voorkeur via Peppol wordt verstuurd.
🔎 Bonusvraag: Verandert de prijs van de software door Peppol? Sommige aanbieders rekenen extra kosten aan, terwijl andere (zoals Odoo) Peppol zonder meerkost aanbieden.
Peppol Access Points: Hoe werkt het?
Een Peppol Access Point is een gecertificeerde dienstverlener die je facturen veilig naar het Peppol-netwerk stuurt. Dit werkt als een postkantoor bij aangetekende brieven, maar dan voor elektronische facturen.
📬 Hoe werkt het?
1️⃣ Jouw facturatiepakket verstuurt de factuur naar een Peppol Access Point.
2️⃣ Het Access Point stuurt de factuur door naar het Access Point van de ontvanger.
3️⃣ De ontvanger krijgt de factuur direct in zijn boekhoudpakket.
🛑 Belangrijk: Een bedrijf kan facturen slechts via één Access Point ontvangen. Kies dus zorgvuldig, in overleg met je accountant!
Wat is de tegemoetkoming van de overheid?
De FOD Financiën biedt twee fiscale voordelen voor bedrijven die investeren in e-facturatie:
📈 Investeringsaftrek: Vanaf 1 januari 2025 stijgt de aftrek voor digitale investeringen van 15,5% naar 20%.
📜 120% aftrekbaarheid: Tussen 2024 en 2027 kunnen kleine vennootschappen en zelfstandigen hun kosten voor het opzetten van e-facturatie voor 120% aftrekken. Dit is van toepassing op beide consulting en Odoo licentiekosten.
🚀 Waarom Odoo?
✔ Peppol-ready zonder extra kosten.
✔ Eigen Peppol Access Point, geen extra middleware nodig.
✔ Geïntegreerd platform voor facturatie, boekhouding en meer.
Dankzij Odoo verloopt de overstap naar e-facturatie vlot en toekomstgericht.
📞 Plan een gesprek in met Corlutions
Bij Corlutions begeleiden we je stap voor stap. We zorgen ervoor dat je Peppol-compliant bent en optimaal profiteert van fiscale voordelen.
⏳ De deadline van 1 januari 2026 nadert snel. Wacht niet tot december! Plan vandaag nog een gratis audit in en ontdek hoe eenvoudig Peppol in Odoo werkt.